Эмнэлгээс гарсны дараа эмнэлгийн вэбсайтын «гэрчилгээ олгох заавар» хэсгийг нээхэд онош бичиг (medical certificate), хэвтэн эмчлүүлсэн тухай тодорхойлолт, төлбөрийн баримт, зардлын дэлгэрэнгүй тооцоо зэрэг нэр жагсаж харагддаг ч хэрэгтэй байгаа эмийн хэрэглээний бүртгэл олдохгүй байх нь элбэг. Заавар нь буруу ч биш, тэр бүртгэл алга болсон ч биш. Эмнэлэг хоёр өөр төрлийн цаас олгодог: маягт нь тогтсон, эмч бичиж гарын үсэг зурдаг албан ёсны гэрчилгээ, мөн эмчилгээний явцад бодитоор үүссэн эх бичлэгийг хуулж өгдөг эмнэлгийн бичлэгийн хуулбар (medical record copy). Зарласан жагсаалт ихэвчлэн эхнийхийг тайлбарладаг бол эмийн бүртгэл хоёр дахь ангилалд ордог.
Ойлголтын зөрүү эндээс эхэлдэг. Эмнэлгийн бичлэгийн хуулбар нь урьдчилан бүрдүүлсэн нэг багц биш, өргөдөлд бичсэн баримтыг л сонгож хуулдаг тогтолцоотой. Тиймээс лангуун дээр зөвхөн «бичлэгийн хуулбар өгнө үү» гэвэл хэвтэж гарсан тухай хураангуй, явцын тэмдэглэл хоёр гарч ирээд, чухам хэрэгтэй байсан эм хэрэглэсэн мэдээлэл дутуу үлдэж болно. Бичлэгт ерөнхийдөө хэвтэж гарсан хураангуй, явцын тэмдэглэл, мэс заслын болон мэдээ алдуулалтын бичлэг, сувилахуйн тэмдэглэл, шинжилгээний хариу, дүрс оношилгооны дүгнэлт, эд эсийн шинжилгээний дүгнэлт (pathology report), эмийн жор ба хэрэглээний баримт багтдаг.
Эмийн баримтын нэр эмнэлэг бүрт өөр байдаг. Зарим газар эмийн хэрэглээний тусдаа маягт (MAR, Medication Administration Record) хөтөлдөг бол зарим нь сувилахуйн тэмдэглэлийн доторх багана болгон хадгалдаг, амбулаторийн тарилга, уух эмийг жорын хуулбар эсвэл олголтын түүхээр удирддаг. Ийм учраас нэг л баримтын нэрийг хэлэхээс илүү «энэ өдрөөс энэ өдөр хүртэлх хэвтэлтийн хугацаанд хэрэглэсэн бүх эмийн бүртгэл» гэж хугацаа, хамрах хүрээг хамт бичих нь дутуу гарахаас сэргийлдэг.
Юу авах нь тухайн цаасыг хаана өгөхөөс шалтгаална. Даатгалын нэхэмжлэлд гэрчилгээ, баримт, зардлын дэлгэрэнгүй тооцооноос гадна ямар эмийг хэдэн удаа хийсэн тухай мэдээлэл шаардагддаг тохиолдол бий. Өөр эмнэлэгт шилжих буюу хоёр дахь санал (second opinion) авахад явцын тэмдэглэл, мэс заслын бичлэг, эд эсийн шинжилгээний дүгнэлт, одоо хэрэглэж буй эмийн жагсаалт хамт байвал яриа тасалдахгүй. Ажлын газар, төрийн байгууллагад өгөх бол өөрийн гэсэн маягттай байж болно. Лангуун дээр зорилгоо эхлээд хэлбэл ажилтан тухайн зорилгод нийтлэг шаардагддаг баримтыг зааж өгөх нь олон.
Бүрдүүлэлтийн талаар урьдчилж мэдэх нь алхмыг хэмнэнэ. Өвчтөн өөрөө хүсэлт гаргахад биеийн байцаалт шаардагдана; гэр бүлийн хүн орлон очиход өвчтөний зөвшөөрөл буюу итгэмжлэл, өвчтөний үнэмлэхний хуулбар, ураг төрлийн холбоог нотлох баримт нэмж шаарддаг нь түгээмэл. Өвчтөн санаа бодлоо илэрхийлэх боломжгүй, эсвэл нас барсан тохиолдолд шаардлага өөр болдог тул урьдчилан утсаар тодруулах нь найдвартай. Хуулбарласан хуудасны тоогоор хураамж тооцох ба хэмжээ их бол тухайн өдөртөө биш хэдэн хоногийн дараа гарч ирж болно. Дүрс оношилгооны материал цаасаар бус диск буюу цахим дамжуулалтаар олгогддог, эд эсийн шил, парафин блок нь хуулбар биш түр олголтын журамтай тул өөр лангуунд хандах шаардлагатай байдаг.
Товчхондоо дараалал нь: хаана өгөхөө тодорхойл, гэрчилгээний болон бичлэгийн хуулбарын лангуу тусдаа эсэхийг утсаар шалга, өргөдөлд баримт бүрийн нэрийг хугацааны хамт бич, гараад ирэхээсээ өмнө хуудас тасарсан эсэх, хүссэн хугацаа дундуураа тасарсан эсэхийг лангууны дэргэд шалга. Дугтуйг гэртээ ирээд биш, тэр дор нь нээж үзэх нь дахин ирэх алхмыг хэмнэдэг.
Энэ нийтлэл нь ерөнхий мэдээлэл бөгөөд эмчийн үзлэг, эмнэлзүйн шийдвэрийг орлохгүй. Олгох боломжтой баримтын нэр, журам, шаардагдах бичиг баримт нь эмнэлэг, нөхцөл байдлаас хамаарч өөр байж болох тул тухайн эмнэлэг болон эмчлэгч эмчээсээ тодруулна уу.